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开会注意事项(总结8篇)

admin4周前 (10-31)工作总结64

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开会注意事项(总结8篇)

  开会注意事项(一):


  会议注意事项


  1.参会人员须着正装。


  2.与会者请佩带“参会证”入会场。


  3.会议地点:xx,晚宴地点xx。


  4.所有参加会议人员不得迟到,不允许请假,晚宴不得早退,请大家一律按照会议议程表执行。


  5.晚上入住酒店时,请大家自觉遵守酒店的相关规定,自觉爱护酒店的设施。客房内自费物品不得使用,如有使用,个人承担费用。


  6.各子公司安排好本部员工的交通车辆。


  7.各部门、各子公司经理以上人员、会务组工作人员、各子公司联络人的手机坚持开机状态(会议期间把铃声调到振动),注意充电,坚持通讯畅通。


  8.开会期间所有电话关机或打在振动上,坚持会场安静。


  9.集团本部会议联络人:


  请认真阅读会议议程安排,确保本部人员按会议时间表行动。各部开会、就餐等事宜由本部联络人负责。


  开会注意事项(二):


  1、即使有人缺席也要按时开会。因为一旦人们看到在会议开始前等待迟到者,将来人人都会迟到;


  2、当场记录下出席人员、讨论主题、制定的决策及任务分派资料;


  3、需委任一名“计时员”。当超过指定时间时,此人会给予提示;


  4、按时结束会议。


  开会注意事项(三):


  —、会议期间,非特殊原因不准请假。若有特殊情景请假,须提前2小时与现场经理联系。


  二、参加会议时、请自带笔、本、以及矿泉水。


  三、参会人员到达会场后请坚持室内安静、找到相应位置就坐。


  四、就坐后、请认真填写会议签到表。注意字体工整。


  五、会议中、请将手机关机、特殊情景可打到震动。如需接听电话、请将座椅向后轻抬一些、慢身起立、离开座位后、出了会议室方可接听。


  六、会议中、请使用普通话。


  七、您发言前,请必须对话筒做一下测试。用敲击话筒的方式来测试,会在耳机中产生令人不适的噪音;正确的方法是用发言时的音量说一些短语,如“您好!”或者“多谢。”


  八、发言前、主持人须向参会人员问好、简单的说下会议流程。


  九、领导发言前、参会人员须掌声欢迎。发言完毕、也须鼓掌致谢。(鼓掌三次即可)


  十、各现场经理为员工培训时,须认真聆听员工意见。重点处用笔记录,待员工发言完毕后、再一一解答。


  十一、互动环节中、如现场设有提问环节的。必须是一问一答形式。如A与B在讨论一个问题,C有补充可等A回答完毕、方可补充说明。会议进行时,不允许争吵、B想反驳A意见时,请等待A发言结束。


  十二、会议结束后、整理会议资料、清洁会议现场。


  开会注意事项(四):


  (一)会议记录注意事项:


  1、安排好专职的会议记录员,对参会人员的发言进行记录(异常是讨论性质的会议),记录资料会


  后留底。


  2、安排专人摄影(摄像、录音),会后留底。


  (二)会议服务注意事项:


  1、安排专人(会议组织人员或物业人员)负责茶水服务。


  2、举办大型会议或视频会议时,安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。


  (三)其他注意事项:


  1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关掉手机或调成静音。


  2、会议时间较长时,可适当安排中途休息时间。


  开会注意事项(五):


  大型会议资料准备必须要注意的事项:


  1.在具备好的条件的前提下将参加会议的来宾的完整资料按人次做好准备,注意区分参加会议的人员的主角(如分成整场会议的主持、参加会议的领导、参加会议的工作协助人员),资料按照每个人的主角分别准备。


  2.大型会议资料较多时,需要按照整个会议议程将会议的详细资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参加会议的工作人员阅读。


  3.当参加会议的各人员因主角不一样需要不一样的资料时,应当按照来宾或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位,方便参加会议的人员领取。


  4.若需要给参会人员发放纪念品或礼品等,应当与会议资料一同准备好,置于资料文件袋中一并发放给参会人员。


  开会注意事项(六):


  入或离开会场要服从指挥,注意秩序,不一哄而上,不争先恐后,以免造成拥挤堵塞和防止事故。集会中应注意遵守会场纪律,不随便走动或发出声响,不做破坏会场气氛,恭候报告人到来。当报告人到来时,会场应立即安静下来,并报以热烈的掌声。在报告过程中,每个应端坐静听,不交头接耳窃窃私语,不打瞌睡,不无故中途离席。报告人说到精彩处应鼓掌表示赞同,报告结束,也应以长时间的热烈掌声,以表示感激。


  集会时如有上级领导或客人参加,应在他们到达时以热烈的掌声表示欢迎,离场时应让领导或客人先走,并以热烈的掌声欢送。


  (1)守时


  无论是开会、赴约,有教养的人从不迟到。他们懂得,即使是无意迟到,对其他准时到场的人来说,也是不尊重的表现。


  (2)谈吐有节


  注意不随便打断别人的谈话,先听完对方的发言,然后再去反驳或者补充对方的看法和意见。


  (3)态度和蔼


  在同别人谈话的时候,总是望着对方的眼睛,坚持注意力集中;而不是翻东西,看书报,心不在焉,显出一副无所谓的样貌。


  (4)语气中肯


  避免高声喧哗,在待人接物上,心平气和,以理服人,往往能取得满意的效果。扯开嗓子说话,既不能到达预期目的,反而会影响周围的人,甚至使人厌恶。


  (5)注意交谈技巧


  尊重他人的观点和看法,即使自我不能理解或表示同意,也不当着他人的面指责对方是"瞎说"、"废话"、"胡说八道"等,而是陈述己见,分析事物,讲清道理。


  (1)开会之前要深入研究召开会议的目的,准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。


  (2)要根据会议资料、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少,应根据会议资料和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议,人数可少些。调查情景、纪念及宣传性的会议,人数可多些。


  一、会前准备


  1、会议资料要充实,安排好会议议程。


  2、会议工作要细化,落实到人。事无巨细,谁负责陪同接站以便陪聊;谁负责买水果点心,要方便吃的;谁负责检查会场,查看条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖灰杯、茶水等;谁负责接待,安排领导住位置好的屋子……


  3、会议计划要缜密,列清日程、工作安排等。提前联系发言人,为领导准备讲话稿。


  4、会议地点要有特色,不要千篇一律的宾馆、会议室。最好选在环境优雅、适宜游览的地方。


  5、会议留出游玩时间。劳逸结合,效率第一,兼顾品味。


  6、会议资料提前制好,发到与会者手中,并附资料清单,方便查询、自行安排。


  7、关于会议事宜提前沟通,力争会前解决难点,使会议通畅进行。


  8、请领导或德高望重的人出席会议很重要,使会议提高档次并有凝聚力。


  9、核心团队额外补助能够起必须的激励作用。


  二、会议期间(广义)


  1、与每位与会者沟通,及时了解他们的需求。


  2、会议秉承工作第一,休闲第二的原则,力争使会议要解决的问题在会议期间解决,会节省很多以后的时间。


  3、安排早上叫早,晚上送水果,人与人之间需要关怀。


  4、正式开会,严格遵守会议时间及发言时间,主持人很重要。凡事讲原则会使人觉得很正规。


  5、会议座次最好按发言顺序,变动不要过大,尤其是圆桌会议,以方便摄像。


  6、会议摄影要抢抓镜头,不能不好意思,不能怕影响什么,摄影最大,过去的就成为历史。


  7、会议工作人员要互相补台。虽然提前安排好每个人的工作,难免会出现变数,这时需要团队成员互相帮忙,互相提醒。


  8、会议期间,晚上浏览会议计划,勾出未完成的工作。


  9、请速记作会议记录,很方便并省时间。


  三、会后收尾


  1、正式会议结束,做好陪同游玩工作。


  2、做好与会人员的退房工作,不能忘记收回房卡及需要的反馈材料,并安置好不能及时离开的与会者。


  3、做好送站工作,统筹规划,合理利用人力物力。


  4、会议照片如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮件发送很不方便。


  5、收拾好带到会议的物品,避免忙中出错,遗漏东西。


  开会注意事项(七):


  一、会场服务要求


  (一)控制好开会的续水时间


  (二)开会前,开灯,会场内严禁吸烟,请关掉移动电话


  (三)会场疏散通道内严禁堆放杂物,确保安全通道畅通


  (四)领导休息室内,应有备用领带、签字笔、毛笔、各色墨水、纸张、胶水、回形针、图钉、大头针裁纸刀、订书机、针线包、鞋刷(油)


  (五)会前、会议结束时要奏曲的,要预先试放并调至开头3~5秒处.放音设备要认真检查


  (六)备好会前、会议结束时奏曲的录音带、伴奏带


  (七)主席台上方各种灯具、灯泡要逐一检查,防止脱落


  (八)会徽悬挂要正确、牢固


  二、客房服务注意事项


  (一)会议期间,每一天的报纸按时分送


  (二)每一天更换一次床单、枕套、肥皂、牙膏(刷)如1—2天会议可一客一换,不用每一天更换。


  (三)清洁(扫)时,卫生间的地面应注意无积水,防止宾客滑倒摔伤


  (四)贵宾用房前,对淋浴头、坐便器、电视机、空调均应认真检查


  防止淋浴头出锈水,坐便器滴漏,空调器风机发出响声;检查健身器材是否完好。


  三、餐饮服务注意事项


  (一)会议餐饮,要按会议主办单位确认的与会人员食谱组织采购、制作菜肴


  (二)春、秋季节是流行病、传染病多发季节,餐饮菜肴以自助餐分餐制为主


  (三)夏季温度高,食品霉变快,易发生食物中毒、腹泻等,所以生熟食砧板、菜刀要分开,切不可混用


  (四)冬季会议餐饮要注意保温,碗筷用温(开)水烫,坚持有温度、有暖感


  (五)餐具洗涤要坚持做到一刮、二洗、三消毒、四经过、五保洁


  (六)上菜(汤)注意端稳,不能泼撒,更不能将汤(菜)泼撒到宾客身上


  (七)餐厅地面坚持清洁干燥,防止用餐人员滑倒跌跤


  (八)根据季节变化,合理调整菜肴,适应季节变化


  四、会议服务注意事项


  会议接待成功与否,是个系统操作的过程,要求各个环节(住、会场、食、行)有机地密切配合,异常是会议主办方与会议接待方的沟通、协调、落实至关重要。同时,高超的会议接待服务技能,既需要对接待人员从总体上提出要求,也需要会场服务员、餐厅服务员、客房服务员、设备操作员和水电气值班员等的有机配合。


  (一)选择房间清扫的时机


  上、午时一般选择与会代表开会时,夜床一般选择与会代表休闲时。


  (二)餐饮台形设置要新颖


  一般会议设置一次性台形,稍长会议3天左右变换一次台形;食谱应针对与会代表的民族、地区、习俗制订,掌握好咸、甜、辣、酸、清淡程度。


  (三)停车管理


  要做到:加强领导专用车位控制;对会务组织者车位要安排好。同时区分面包车位与大客车车位等。


  (四)安全工作


  要求:门卫验证,大厅(大门)二次把关,封闭闲置通道;定时开放相关门(电梯),加强领导专用电梯控制、会议代表电梯控制;加强领导人住楼层监控与消防控制室管理等。


  五、会场清洁卫生


  (一)主席台清洁卫生


  1.台布干净、无破损。


  2.座椅牢靠,椅面(套)整洁、无破损。


  3.茶具内外干净、烘干,盖杯帽齐全、无破损。


  4.花草(绿色植物)外形清洁,无灰尘,无枯枝败叶。


  5.上方幕帘干净,无破损,悬挂牢固。


  6.席卡大小一致,字体统一,颜色一样。


  7.话筒海绵干净。


  8.地面干净。


  (二)代表席清洁卫生


  1.通道地面清洁,无水、无油渍,无破损。


  2.会议桌椅清洁,无划痕,无破损,台布、椅面干净整洁。


  3.茶具清洁,无水、无茶渍。


  4.紧急疏散出口醒目,明亮,无灰尘。


  (三)花草清洁卫生


  1.恰当摆放花卉、花盆,花面(叶)干净。


  2.草坪高度一样,修剪整齐,洒水均匀,无杂草、无杂物。


  (四)道路清洁卫生。


  1.每一天清扫,坚持地面干净。


  2.恰当设置废物箱。


  3.干燥或清扫时要洒水。


  开会注意事项(八):


  会议的功能是在一间会议室里汇聚一个组织的团体智慧和知识,使管理者更容易从团队那里学到他所不了解的东西,并向在场所有与会者同时供给指导。组织得当的会议是很有价值的──甚至是不可或缺的。


  首先,要研究的是究竟有没有必要召开会议。任何官僚机构(尤其是政府)的默认倾向都是以讨论代替决策。假如你是一个组织的领导者,要召开会议的话,请务必明确你有一些需要交流的东西,或者有东西需要群体学习。如果开会纯粹是为了传达信息,而没有太多要讨论的东西,那么也许借助备忘录或电子邮件就能够了。


  第二,当你决定举行会议时,必须要避免绕圈子。


  第三,对邀请哪些人参加会议要十分注意,还有,看在老天的份上,别把会议规模弄得太大,大到你恨不得租个圆形剧场才好。


  第四,会议要按时开始,按时结束。想想晚15分钟开会要浪费多少时间吧。如果有20个人参加会议,这就意味着总共要浪费五个小时,而这些时间本能够用来做些富有成效的事情。


  第五,鼓励别人陈述他们的观点,即便这些观点会让你感到不快。我不太喜欢“管好你自我的事”这句话。说这句话的通常是那些不喜欢别人评论他们所作所为的人。一个壁垒森严的组织是无法从其成员的智慧中获益的。开会的时候,要努力培养一种能让与会者畅所欲言的文化,只要他们的意见中肯而有建设性即可。


  第六,有句格言是这样说的:“最能暴露愚蠢的是对愚蠢缺乏自知之明。”我承认自我开会时无法容忍传达信息不着边际或者没有好好准备的人。我往往还对资料毫无新意的PowerPoint报告或者有语法错误和未标注页数的幻灯片缺乏耐心。


  第七,请记住,当会议上有新构想提出时,与会者通常都会立即本能地提出反对意见。大型官僚机构善于创造一种孤立、自私的文化。在这种文化中,人们会强化彼此的看法,成为常识的俘虏。会议是发现一个组织是否受群体盲思影响的好地方。如果会议室里的每个人似乎都坚信某个构想十分好,这也许说明该组织需要有更多不一样的声音,需要展开更多的辩论。


  最终,结束会议时要总结一下重点和要点,务必让所有参加会议的人都清楚地了解你想采取什么行动以及想让谁采取这些行动。我还发现,经过问“还有什么别的东西吗”或者“我们漏了什么”等问题,为与会者供给最终一次发言机会也很有帮忙。常常有一些重要的东西是与会者想说,却又根本找不到机会说的。


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